Introducción en la Gerencia de la Comunicación
La administración comprende diversos elementos para su ejecución. Es necesario
establecer procedimientos mediante los cuales se puedan generar soluciones claras
a problemas determinados,
dentro de todo proceso los
patrones establecidos siguen una serie de normativas y controles que permiten
regular sus acciones.
Dentro de una organización son muchos los pasos que se deben seguir para lograr la excelencia, dentro de los cuales está la integración corporativa, la estructura, los recursos físicos y humanos y todas aquellas características que permiten que la empresa se pueda desarrollar dentro de la sociedad.
Dentro de una organización son muchos los pasos que se deben seguir para lograr la excelencia, dentro de los cuales está la integración corporativa, la estructura, los recursos físicos y humanos y todas aquellas características que permiten que la empresa se pueda desarrollar dentro de la sociedad.
Las empresas están
estructuradas bajo parámetros organizativos en donde se conjugan el recurso
humano y la ejecución de las actividades por parte de las secciones que la
integran. Es necesario dentro de una
organización establecer planes de acción estratégicos
caracterizados por el manejo de políticas adecuadas
para el control y la
toma de decisiones dentro de una organización.
El significado de la administración ha sido objetivo de
múltiples controversias, se ha expresado de diversas formas. Cuando se trata de
definir o conceptuar la administración se ha incurrido en riesgos de
exceso o de defecto. Por tal motivo trata de ser minucioso en el momento de su
definición para el autor es:
"La organización y dirección de recursos humanos y materiales para lograr los fines propuestos, tanto del sector público como del privado, mediante la utilización de un conjunto de procesos".
"La organización y dirección de recursos humanos y materiales para lograr los fines propuestos, tanto del sector público como del privado, mediante la utilización de un conjunto de procesos".
La administración "es una ciencia social
compuesta de principios, técnicas y
practicas cuya aplicación a conjuntos humanos
permite establecer sistemas racionales
de esfuerzo cooperativo, a través de los cuales se pueden alcanzar propósitos
comunes, que individualmente no es factible logra".
Administrar es lograr un objetivo predeterminado mediante el esfuerzo humano y la utilización de un conjunto de procesos".
Tal y como se observa en las definiciones anteriores cada autor expresa su punto de vista de diversas maneras, destacando medianamente los principios administrativos. En la primera el autor habla de la Organización y dirección de uno de los factores más importantes de la empresa como lo es el recurso humano y por otra parte también habla de los materiales para lograr los fines propuestos, en esta definición podemos detectar o concluir que en ella se señalan no solo los fines, sino también los medios para obtenerlos.
La administración es una ciencia que conjuga
diversos elementos para las consecuciones de los objetivos empresariales.
En el concepto de
George se observa que solo se explican los elementos humanos que desarrollan
el desarrollo de la
organización.
Todos estos conceptos no hacen mención a uno de los
elementos más importantes como lo es que la administración es de carácter productiva
ya que elimina uno de los elementos constitutivos de los medios de producción dentro
de las fuerzas organizativas, como lo son los medios de trabajo y en
especial los instrumentos de trabajo, los cuales deben estar representados en
las definiciones por los elementos materiales, los que son utilizados por la fuerza del
trabajo y así transformar la naturaleza en
beneficio de la sociedad, mediante la obtención del producto como
un efecto natural del proceso productivo.
Las funciones administrativas consideradas como un
todo, conforman el proceso administrativo, dentro de estos se encuentran la planeación,
organización, dirección y control. Estas son las funciones administrativas
cuando se consideran en su enfoque global para alcanzar objetivos, forman el
proceso administrativo, el cual está determinado por el conjunto de las
funciones administrativas.
Planeación.
Las empresas no pueden trabajar en base a la improvisación, por tal motivo tienen que planear todo con anticipación. La planeación figura como la primera función administrativa, por ser la base para las demás funciones. La planeación es la función administrativa que determina anticipadamente cuales son los objetivos que deben alcanzarse y que debe hacerse para alcanzarlos. Se trata entonces de un modelo teórico para la acción futura, esta empieza por la determinación de objetivos y detalla los planes necesarios para alcanzarlos de la mejor manera posible. Planear es definir los objetivos y escoger anticipadamente el mejor curso de acción para alcanzarlo, esta define a donde se pretende llegar, lo que debe hacerse, cuando y en que secuencia.
Las empresas no pueden trabajar en base a la improvisación, por tal motivo tienen que planear todo con anticipación. La planeación figura como la primera función administrativa, por ser la base para las demás funciones. La planeación es la función administrativa que determina anticipadamente cuales son los objetivos que deben alcanzarse y que debe hacerse para alcanzarlos. Se trata entonces de un modelo teórico para la acción futura, esta empieza por la determinación de objetivos y detalla los planes necesarios para alcanzarlos de la mejor manera posible. Planear es definir los objetivos y escoger anticipadamente el mejor curso de acción para alcanzarlo, esta define a donde se pretende llegar, lo que debe hacerse, cuando y en que secuencia.
Tipos De Planes
La planeación produce un resultado inmediato:
el plan, un plan es
el producto de la planeación y constituye el evento intermedio entre el proceso
de planeación. Todos los planes tiene un propósito común: la previsión,
la programación y
la coordinación de la
secuencia lógica de eventos, los cuales
si se aplican con éxito, deberán
conducir al alcance de los objetivos que los orienta. Un plan es un curso
predeterminado de acción sobre un periodo específico que representa una
respuesta y una anticipación al tiempo, con el fin
de alcanzar un objetivo formulado.
Existen cuatro tipos de planes:
1. Planes relacionados con métodos,
denominados procedimientos: Son los planes relacionados con métodos para la
ejecución del trabajo, son denominados también operacionales.
2. Planes relacionados con dinero,
denominado presupuesto: Son
delimitados por los ingresos o gastos dentro
de un determinado periodo de tiempo. Según sus dimensiones y efectos los presupuestos se
consideran planes estratégicos cuando cobijan la empresa como una totalidad y
abarca un largo periodo, como es el caso de la planeación financiera
estratégica.
3. Planes relacionados con el tiempo, denominado programas o
programaciones: Van desde programas simples (se planifica solo por un
calendario), y los complejos (exige técnicas matemáticas avanzadas
para procesamiento de datos).
4. Planes relacionados con comportamiento, denominados normas o
reglamentos: Refleja el comportamiento solicitado a las personas, especifican
como deben comportarse en determinadas situaciones.
Organización.
Es una unidad o entidad social, en el cual las personas interactúan entre sí para alcanzar objetivos específicos. Significa cualquier cometido humano moldeado intencionalmente para alcanzar los objetivos. La empresa constituye ejemplos de organización social.
La organización como parte del proceso administrativo depende de la planeación, de la dirección y del control para formar el proceso administrativo. Para que los objetivos puedan alcanzarse, los planes ejecutarse y las personas puedan trabajar eficientemente, las actividades deben agruparse adecuadamente de manera lógica y la autoridad debe distribuirse de tal manera que evite conflictos y confusiones. La organización consiste en:
Es una unidad o entidad social, en el cual las personas interactúan entre sí para alcanzar objetivos específicos. Significa cualquier cometido humano moldeado intencionalmente para alcanzar los objetivos. La empresa constituye ejemplos de organización social.
La organización como parte del proceso administrativo depende de la planeación, de la dirección y del control para formar el proceso administrativo. Para que los objetivos puedan alcanzarse, los planes ejecutarse y las personas puedan trabajar eficientemente, las actividades deben agruparse adecuadamente de manera lógica y la autoridad debe distribuirse de tal manera que evite conflictos y confusiones. La organización consiste en:
1. Determinar las actividades específicas necesarias
para el alcance de los objetivos planeados (especialización).
2. Agrupar las actividades en una estructura lógica
(departamentalización).
3. Asignar las actividades a posiciones y personas
específicas (cargos y tareas).
Dirección (recurso humano).
Está relacionada con la acción, como la puesta en
marcha y está muy vinculada a las personas, está directamente vinculada con la
actuación del Recurso Humano de la empresa.
Las personas necesitan aplicarse en sus cargos y
funciones, entrenarse, guiarse y motivarse para alcanzar los resultados que se
esperan en ellas. La función de la dirección se realiza directamente con la
manera por la cual el objetivo o los objetivos deben alcanzarse por medio de la
actividad de las personas que componen la organización. Es la función
administrativa que se refiere a las relaciones interpersonales de los
administradores en todos los niveles de la organización y de la motivación.
La dirección constituye una de la más
complejas funciones administrativas por el hecho de implicar orientación, asistencia para la
ejecución, comunicación, motivación, y todos
los procesos por medio de los cuales los administradores procuran influenciar a
sus subordinados para que se comporten según las expectativas y consigan así
alcanzar los objetivos de la organización.
Control
La finalidad del control es asegurar que los resultados de aquello que se planteó, organizo y dirigió se ajusten tanto como sea posible a los objetivos previamente establecidos. La esencia del control reside en la verificación de si la actividad controlada está alcanzando o no los objetivos y los resultados planteados. Consiste fundamentalmente en el proceso que guía toda actividad hacia un fin determinado.
La finalidad del control es asegurar que los resultados de aquello que se planteó, organizo y dirigió se ajusten tanto como sea posible a los objetivos previamente establecidos. La esencia del control reside en la verificación de si la actividad controlada está alcanzando o no los objetivos y los resultados planteados. Consiste fundamentalmente en el proceso que guía toda actividad hacia un fin determinado.
Después de fijar los objetivos de la empresa, la
tarea de planeación consiste en establecer las acciones racionales necesarias
para el logro satisfactorio de tales objetivos. La racionalidad se refiere a
la selección de los
medios adecuados para alcanzar los objetivos.
Aunque la planeación es un proceso de toma de decisiones, toda toma de decisiones no es un proceso de planeación, este debe
considerar un aspecto particular de la toma de decisiones, que implica algunas
características especiales tales como:
·
Toma de decisiones anticipadas: La planeación se refiere a la decisión
de que hacer, como hacerlo, antes de ejecutar la acción requerida. La
planeación incluye un proceso formal que precede a la acción, en tanto que la
toma de decisiones puede ser informal.
·
Interconexión de las decisiones: Busca conjugar las diversas decisiones
tomadas en los diversos niveles y áreas de la organización así como incluir una
decisión o un conjunto de decisiones como subsecuentes, lo cual dificulta saber
dónde comienza o termina la planeación.
·
Creación de un estilo futuro deseable: Busca alcanzar una situación
futura deseada por la organización, que puede referirse a objetivos
organizacionales globales o a objetivos departamentales sectoriales.
El administrador debe escoger constantemente que se debe hacer, quien debe hacerlo,
cuando, y donde, muchas veces como hacerlo. En cualquier actividad, bien sea en
la función de establecer objetivos o asignar recursos, el administrador debe
ponderar el efecto de la decisión de hoy en las oportunidades de mañana.
Después de establecer los objetivos el administrador evalúa las alternativas
futuras en función de esos objetivos.
El proceso de decisión requiere que la información sea
organizada de manera racional y esté libre de influencia.
La toma de decisiones es uno de los más importantes
para la gerencia y
dirección, es tal su valor que
casi se identifica la dirección como la facultad para tomar decisiones, quien
no sabe decidir no sabe dirigir, esta es una verdadera incontrovertible.
Las decisiones son variadas con sentido y características diferentes, tenemos desde las decisiones imperceptibles que son aquellas que no percatamos cuando la tomamos, hasta las decisiones estratégicas, pasando por decisiones rutinarias y tácticas.
Las decisiones son variadas con sentido y características diferentes, tenemos desde las decisiones imperceptibles que son aquellas que no percatamos cuando la tomamos, hasta las decisiones estratégicas, pasando por decisiones rutinarias y tácticas.
Tipos de decisiones.
Están determinadas por los objetivos, el conocerla
y diferenciarlas tiene un gran valor porque nos facilita la utilización del
instrumento mas adecuado para asumir ante las decisiones la actitud más
conveniente.
Los tipos más comunes son:
Estratégicas y tácticas: Las estratégicas son
vitales para la empresa ya que son decisiones de grandes proyecciones que
implican además averiguar cual es la situación actual, sus posibilidades, los
recursos disponibles etc. Las tácticas son menos importantes debido a que
llegan a adquirir un carácter rutinario, son decisiones simples, que se repiten
con cierta frecuencia que facilitan su ejecutoria.
En relación al grado de incertidumbre: Las de mayor incertidumbre son de tipo estratégica.
Individuales y colectivas: Todas las relacionadas con las funciones especificas de una empresa, producción, ventas, finanzas. Seguridad, personal y control.
Bases para tomar decisiones:
En relación al grado de incertidumbre: Las de mayor incertidumbre son de tipo estratégica.
Individuales y colectivas: Todas las relacionadas con las funciones especificas de una empresa, producción, ventas, finanzas. Seguridad, personal y control.
Bases para tomar decisiones:
·
La intuición.
·
Los hechos.
·
La experiencia.
·
La autoridad.
Fases del proceso de decisiones.
·
Definición del problema: Es buscar el problema y definirlo, en algunos
casos se hace de manera evidente y objetiva.
·
Análisis del problema: Para conocer sus verdaderas causas, y especificar
su entorno y origen.
·
Búsqueda de soluciones alternativas: Se deben preparar varias
alternativas al problema dependiendo de su naturaleza.
·
La decisión dentro de la mejor alternativa: La decisión debe presentar
la mejor alternativa para obtener la mejor solución.
·
Convertir la decisión en acción efectiva: Le da contenido y valor a las
decisiones demostrando su efectividad o incongruencia.
Planificación.
La planificación se realiza mediante la ejecución de un conjunto de procesos, coherentes y relacionados.
La planificación se realiza mediante la ejecución de un conjunto de procesos, coherentes y relacionados.
Dichos procesos son
·
Formulación: Comprende la preparación del plan, que es inicia con el
diagnóstico y el pronóstico. En la formulación de los planes se deben utilizar
técnicas diversas adecuadas.
·
Discusión y Aprobación: En esta etapa deben participar las unidades de
dirección superior, medias y auxiliares, las propias del asesoramiento así como
algunos sectores externos que de una u otra manera están ligados a los
intereses de la organización.
·
Ejecución: Una vez que se aprueba el plan corresponde a las unidades
ejecutivas o líneas de mando la ejecución de los programas y sus subprogramas.
·
Control y valorización: Estos procesos serán vistos posteriormente en
detalles, tales procesos no solo necesitan actividades planificadas de una
empresa sino también en todas las actividades que se realiza.
•
¿Qué es la Gerencia de la Comunicación?
•
¿Cuál es la habilidad más importante que un
gerente de proyecto tiene?
•
Los
directores de proyecto gastan aproximadamente el noventa por ciento de su
tiempo en comunicación.
•
Un gerente de proyecto es un
comunicador
-
Procesos:
-
Planificación de la Comunicación
-
Distribución de la Información
-
Reporte del Desempeño
-
Gerencia de los Patrocinios
Ejecución del plan de comunicaciones
•
La visión del plan
•
La misión del plan
•
Los objetivos del plan
•
Las estrategias del plan
•
Las tácticas del plan
•
Establecer voceros
•
Preparar las audiencias (comunicarse con los
stakeholders)
•
Definir las herramientas a utilizar
La etapa comparativa del marco analítico de
formulación de estrategias incluye
las matrices DOFA,
PEEA, GCB, IE y de gran estrategia. Estas herramientas se
fundamentan en información de entrada proveniente de las matrices de evaluación de
factor interno, externo y en la de perfil competitivo. La cotejación de las
debilidades y fortalezas internas con las amenazas y oportunidades externas
originan estrategias o alternativas factibles.
La matriz DOFA es una importante herramienta de formulación de estrategias que conduce al desarrollo de cuatro tipos de estrategias: FO, DO, FA y DA. Las letras D. O. F. A. Significan debilidad, oportunidad, fortaleza y amenazas, las estrategias FO se basan en el uso de las fortalezas internas de una firma con el objeto de aprovechar las oportunidades externas.
La matriz DOFA es una importante herramienta de formulación de estrategias que conduce al desarrollo de cuatro tipos de estrategias: FO, DO, FA y DA. Las letras D. O. F. A. Significan debilidad, oportunidad, fortaleza y amenazas, las estrategias FO se basan en el uso de las fortalezas internas de una firma con el objeto de aprovechar las oportunidades externas.
Para una empresa sería ideal poder utilizar
sus fortalezas y así mismo explotar sus oportunidades externas. Ella podría
partir de sus fortalezas y mediante el uso de sus recursos aprovecharse
del mercado para
sus productos y servicios.
Generalmente las organizaciones utilizan estrategias DO. FA. o DA, para llegar a una situación en la cual puedan aplicar una estrategia FO, cuando una empresa afronta debilidades importantes, tratara de vencerlas y convertirlas en fortalezas, cuando se ve enfrentado a una amenaza grave luchara por evitarla y concentrarse más en oportunidades.
Generalmente las organizaciones utilizan estrategias DO. FA. o DA, para llegar a una situación en la cual puedan aplicar una estrategia FO, cuando una empresa afronta debilidades importantes, tratara de vencerlas y convertirlas en fortalezas, cuando se ve enfrentado a una amenaza grave luchara por evitarla y concentrarse más en oportunidades.
Las estrategias DO tienen por objetivo la mejora de
las debilidades internas valiéndose de las externas. A veces una empresa
disfruta de oportunidades externas decisivas, pero presenta debilidades
internas que le impiden explotar dichas oportunidades. La FA se basa en la
utilización de las fortalezas de una empresa para evitar o reducir el impacto de
las amenazas externas, este objetivo consiste en aprovechar las fortalezas de
la empresa reduciendo al mínimo las amenazas externas; esto no significa que
una empresa grande deba siempre afrontar las amenazas del ambiente en
forma frontal. La estrategia DA tiene como objetivo derrotar debilidades
internas y eludir las amenazas ambientales, se intenta minimizar debilidades y
amenazas mediante estrategias de carácter defensivo, pues un gran número de
amenazas externas y debilidades internas pueden llevar a la empresa a una
posición muy inestable, enfrentada a una situación como la descrita tendrá que
luchar por su supervivencia, fusionándose con otras, liquidando o declarándose
en quiebra.
1. Hacer una lista de fortalezas internas claves.
2. Hacer una lista de las debilidades internas
decisivas.
3. Hacer una lista de las oportunidades externas
importantes.
4. Hacer una lista de las amenazas externas claves.
5. Comparar las fortalezas internas con las
oportunidades externas y registrar las estrategias FO resultantes en una
casilla apropiada.
6. Cotejar las debilidades internas con las
oportunidades externas y registrar las estrategias DO resultantes.
7. Comparar las fortalezas internas con las amenazas
externas y registrar las estrategias DA resultantes.
La parte más complicada en el desarrollo de una
matriz DOFA es la comparación de los factores internos y externos claves, dicho
proceso requiere de un buen juicio y criterio para su realización.
Al desarrollar la matriz es imperativo adaptarla a
las necesidades específicas de la organización para obtener un resultado
adaptable a la empresa.
Diferencias entre planes estratégicos y
operacionales.
ESTRATÉGICOS
|
OPERACIONALES
|
Son creados para una ejecución a largo, mediano y
corto plazo.
|
Son inmediatos, y rutinarios.
|
Necesitan de la aprobación de los altos
ejecutivos de la organización.
|
Son decisiones de acción rápida en tiempo corto
en donde se busca la solución a un problema inmediato.
|
Requieren de mayor preparación y planificación.
|
Su estructura es menos rígida y más flexible.
|
Todos estos factores determinan el funcionamiento
de la empresa los cuales se integran y se conjugan para mejorar el
desenvolvimiento de las actividades organizacionales de la organización en la
cual los factores trabajan y se conjugan de manera estructural para establecer
condiciones de funcionamientos corporativas y empresariales dentro de una
empresa.
Uno de los factores más importantes es el proceso
de planeación en el cual cada empresa debe planificar sus acciones para
garantizar una mejor participación por parte de los trabajadores y de los altos
ejecutivos de la organización.
La toma de decisiones también es un aspecto importante debido a que es a través de ella que se puede diferenciar los diversos problemas que se presentan y de esta manera plantear la solución más idónea para mejorar la problemática planteada y planificar una toma de decisión adecuada y sectorizada por prioridades.
Es importante destacar que todos estos elementos se conjugan e interrelacionan para logra que la administración de gerencia sea más efectiva y programada que al azar e involuntaria.
La toma de decisiones también es un aspecto importante debido a que es a través de ella que se puede diferenciar los diversos problemas que se presentan y de esta manera plantear la solución más idónea para mejorar la problemática planteada y planificar una toma de decisión adecuada y sectorizada por prioridades.
Es importante destacar que todos estos elementos se conjugan e interrelacionan para logra que la administración de gerencia sea más efectiva y programada que al azar e involuntaria.
·
Chiavenato,
Idalberto. Introducción a la teoría general
de la administración. Editorial Mc Graw Hill. Colombia 1.998.
·
Fred, David. La Gerencia
Estratégica. Fondo editorial Legis. Colombia 1.989.
Diana Banda
Jeésica Santillán
Xavier Vásquez
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